Chemnitz / Münchehofe, Juli 2026. Die Gläserne Molkerei, eine der bekanntesten Bio-Molkereien Deutschlands, digitalisiert ihre Instandhaltung – und setzt dabei auf die FAKOS Instandhaltungssoftware der IGF mbH Chemnitz. An den beiden Produktionsstandorten Münchehofe (Brandenburg) und Dechow (Mecklenburg) entsteht derzeit eine durchgängig digitale, papierlose Instandhaltung für Produktionstechnik und technische Gebäudeausrüstung.
Die Ausgangslage: Papier, Excel und fehlende Transparenz
Die Situation vor dem Projektstart kennen viele Instandhaltungsleiter aus eigener Erfahrung: Instandhaltungsprozesse existierten nur in Papierform oder als verstreute Exceltabellen – vieles wurde gar nicht erfasst. Konkret bedeutete das:
- Kein digitales Störmeldewesen und keine systematische Erfassung von Reparaturen
- Keine Integration der Fertigung in die Prozesse der Instandhaltung
- Keine durchgängige Dokumentation von Wartungen, Prüfungen und Instandsetzungen
- Keine digitalen Anlagenakten und kein zentrales Archiv
Die Folgen davon sind branchenweit dieselben: Wissen steckt in Köpfen statt in Systemen, Prüftermine werden manuell verfolgt, und der Nachweis der Betreiberpflichten kostet im Ernstfall Stunden der Suche in Aktenordnern. Gerade in der Lebensmittelproduktion mit ihren hohen Hygiene-, Prüf- und Dokumentationsanforderungen ist das ein echtes Risiko.
Das Ziel: Durchgängig digitale Instandhaltung an zwei Standorten
Gemeinsam mit der Gläsernen Molkerei setzt die IGF mbH einen klar definierten Zielzustand um:
- Individuelle Anlagenstruktur für beide Standorte Für Münchehofe und Dechow entsteht eine maßgeschneiderte digitale Anlagenstruktur – sowohl für die Produktionstechnik als auch für die technische Gebäudeausrüstung (Facility Management). Damit vereint die Lösung CMMS und CAFM in einem System.
- Alle Prüfungen und Wartungen in einem System Sämtliche instandhaltungsrelevanten Maßnahmen – Wartungen, Revisionen, Inspektionen und gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen – werden in FAKOS geplant, gesteuert und dokumentiert. Interne wie externe Prozesse mit Dienstleistern werden dabei vollständig abgebildet.
- Papierlose Dokumentation mit der FAKOS App Digitale Checklisten ersetzen Papierprotokolle. Die Techniker dokumentieren ihre Arbeiten direkt an der Anlage mit der FAKOS App – mobil, medienbruchfrei und in Echtzeit synchronisiert. So entsteht die Dokumentation dort, wo die Arbeit passiert.
- Digitales Anlagenarchiv zur Wahrung der Betreiberpflicht Alle Nachweise, Protokolle und Dokumente fließen in ein digitales Anlagenarchiv. Prüfnachweise sind per Mausklick verfügbar – ein entscheidender Baustein für die rechtssichere Wahrnehmung der Betreiberverantwortung.
Warum dieser Schritt für jeden Betrieb relevant ist
Der Weg der Gläsernen Molkerei steht beispielhaft für den Einstieg in die Digitalisierung der Instandhaltung: Man braucht kein laufendes Digitalprojekt und keine perfekten Daten, um zu starten. Entscheidend ist ein strukturierter Aufbau – von der Anlagenstruktur über digitale Prozesse bis zum Archiv. Genau diese Einführung begleiten unsere Berater und Techniker von Anfang an.
Sie arbeiten noch mit Papier und Excel?
Dann geht es Ihnen wie den meisten mittelständischen Betrieben – und der erste Schritt ist einfacher, als Sie denken. Lernen Sie die FAKOS Instandhaltungssoftware in einer persönlichen Softwarepräsentation kennen.
FAKOS ist eine branchenunabhängige Instandhaltungssoftware (CMMS + CAFM) der IGF Ingenieurgesellschaft für Gebäude-, Flächen- und Anlagenmanagement mbH, Chemnitz.