Für jede Maschine gibt es klare Wartungsvorgaben der Hersteller – im Alltag blieben sie jedoch unberücksichtigt: Gewartet wurde mithilfe von Excel-Dateien, Papierlisten und auf Zuruf. Ein Türenwerk hat diesen Prozess mit der FAKOS Instandhaltungssoftware umgedreht. Ziel war ein durchgängig digitales Wartungsregime: dafür wurden alle relevanten Herstellerangaben in FAKOS überführt, die zyklischen Aufgaben für Instandhaltung und Bediener extrahiert und als digitale Checklisten in der FAKOS App bereitgestellt – inklusive Schmierplänen und technischen Informationen direkt an der Anlage. Erst damit wurde der Prozess auditsicher.

Die Ausgangslage: Excel, Listen und Zuruf

Vor dem Projektstart war die Instandhaltung im Türenwerk kaum systematisiert – ein Situation, die viele Produktionsbetriebe kennen:

  • Kein geregeltes Wartungsregime: Wartungen wurden nur über Excel und sonstige Listen geführt – Herstellervorgaben zu Wartung, Intervallen und Prüfpunkten blieben unberücksichtigt.
  • Kommunikation auf Zuruf: Der Austausch zwischen Fertigung und Instandhaltung erfolgte mündlich – ohne gemeinsame, nachvollziehbare Basis.
  • Störmeldung auf Zuruf: Störungen wurden mündlich weitergegeben, nicht strukturiert erfasst.
  • Keine nachvollziehbare und auswertbare Dokumentation: Durchgeführte Wartungen und Reparaturen waren nicht belegbar und ließen sich nicht auswerten.

Die Folge: Wartungen liefen nach Gewohnheit statt nach Vorgabe, Wissen steckte in Köpfen, und im Audit fehlte der Nachweis.

Das Ziel: ein durchgängig digitales Wartungsregime

Gemeinsam mit dem Türenwerk verfolgt die IGF mbH ein klares Ziel: alle relevanten Herstellerangaben in ein durchgängig digitales Wartungsregime in FAKOS überführen. Erst wenn Wartung, Intervalle und Prüfpunkte lückenlos im System abgebildet sind, wird der Prozess auditsicher.

  1. Datenaufbereitung aller Herstelleranleitungen: Die Betriebs- und Wartungsanleitungen aller Maschinen – vom CNC-Bearbeitungszentrum über Pressen bis zur Lackier- und Absauganlage – wurden gesichtet und strukturiert aufbereitet. Sie bilden die Grundlage für ein geregeltes Wartungsregime.
  2. Extraktion der zyklischen Aufgaben – für Instandhaltung und Bediener: aus den Anleitungen wurden die wiederkehrenden Aufgaben herausgearbeitet und den richtigen Rollen zugeordnet: qualifizierte Wartungen und Prüfungen für die Instandhaltung, einfache zyklische Tätigkeiten (z. B. Sicht- und Funktionskontrollen) für die Bediener im Sinne einer autonomen Instandhaltung.
  3. Wartungsanweisungen als Checklisten in der FAKOS App: Die Wartungsvorgaben wurden in strukturierte, digitale Checklisten überführt. Jeder Prüfpunkt wird nun in der FAKOS App abgearbeitet und quittiert – mit Zeitstempel und Verantwortlichem, medienbruchfrei.
  4. Alle Anweisungen direkt in der App bereitstellen: Schmierpläne, Wartungsinformationen und technische Angaben stehen direkt am Objekt in der App zur Verfügung. Der Mitarbeiter sieht an der Anlage, was zu tun ist – inklusive der relevanten technischen Details aus der Herstelleranleitung.
  5. Auditsicherheit herstellen: Jede Maßnahme ist der Anlage zugeordnet, nach Checkliste ausgeführt und revisionssicher dokumentiert. Der Nachweis – wer wann welche Aufgabe mit welchem Ergebnis erledigt hat – ist per Mausklick verfügbar. Das erfüllt die Anforderungen für Audits nach  ISO 9001 bspw.  und  die Betreiberpflicht.
  6. Wissensbereitstellung vor Ort: Das aufbereitete Wissen bleibt nun nicht mehr im Archiv oder nur in den Köpfen von einzelnen Mitarbeitern, sondern dort, wo es gebraucht wird: an der Maschine, in der Hand des Technikers oder Bedieners – über die FAKOS App.

Das Ergebnis: Geregelt, nachweisbar, direkt verfügbar

Aus verstreuten Anleitungen wird ein gelebter Prozess: Wartungen laufen nach Herstellervorgabe, Bediener übernehmen ihre zyklischen Aufgaben und jede Tätigkeit ist dokumentiert. Suchzeiten entfallen, das Wartungsregime ist belastbar, und die Auditsicherheit ist hergestellt – ohne dass jemand im Ordner blättern muss.

Der erste Schritt ist leichter, als Sie denken

Sie müssen weder perfekte Daten mitbringen noch ein Großprojekt starten. Die strukturierte Aufbereitung Ihrer Anleitungen gehört zur FAKOS-Einführung dazu – unsere Berater bringen Methodik und Erfahrung aus über 25 Jahren mit.

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FAKOS ist eine branchenunabhängige Instandhaltungssoftware (CMMS + CAFM) der IGF Ingenieurgesellschaft für Gebäude-, Flächen- und Anlagenmanagement mbH, Chemnitz.