Es gibt drei wesentliche Ursachen, warum im Bereich der betrieblichen Instandhaltung ein Personalbedarf entstehen kann. Die Erste ist das endgültige oder zeitweise Ausscheiden von Mitarbeitern aufgrund von Renteneintritt, Kündigung, Krankheit, Elternzeit usw. Der zweite Grund ist eine steigende Kapazitätsauslastung oder -erweiterung. Diese führt dazu, dass vorhandene Betriebsmittel intensiver genutzt und dadurch häufiger gewartet und instandgesetzt oder neu angeschaffte Maschinen und Anlagen in das betriebliche Instandhaltungsmanagement integriert werden müssen. Die dritte Ursache besteht in einer Überlastung des Instandhaltungspersonals durch ineffiziente Instandhaltungsprozesse. Die entstehen häufig dadurch, dass keine aktive Schadensprävention betrieben, sondern in einer Art Feuerwehrtaktik anfallenden Schäden hinterhergelaufen wird. Andererseits sind Ineffizienzen oft bürokratischer Natur und nehmen einen beträchtlichen Teil der Arbeitszeit von Personen in Anspruch, deren Kernaufgabe eigentlich im technischen Bereich liegt. Ursache dafür ist häufig eine fehlende oder nicht zu Ende gedachte Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen.
Papierkrieg im Betriebshof – Praxisfall Verkehrsbetrieb
Jeder der weiß, wie schwierig es ist, gutes Personal für die Instandhaltung zu finden, möchte in erster Linie eines: die bestehenden Mitarbeiter nicht mit unnötigen, bürokratischen Arbeiten belasten, sondern deren Arbeitszeit so effizient wie möglich für die technischen Instandhaltungsarbeiten einsetzen.
Genau diese Problematik galt es bei einem Verkehrsbetrieb aus einer norddeutschen Großstadt zu lösen. Man war dort unzufrieden mit dem aufwendigen Prozess bei der Durchführung von Inspektionen und Wartungen von Infrastrukturobjekten. Allein in diesem Bereich gab es knapp 30 verschiedene Inspektionsprotokolle, die ausschließlich in Papierform vorlagen und somit nicht geeignet für eine effiziente teamorientierte Arbeitsweise waren. Ein erheblicher Mehraufwand entstand vor allem bei der Übertragung der Inspektionsprotokolle in die digitalen Systeme des Unternehmens. Ebenfalls war auf diese Art und Weise keine saubere, schnelle Erfassung von Störungen und deren Folgeaufträgen gegeben. Die Folge war ein Papierkrieg und eine enorme Bindung von Arbeitszeit für Tätigkeiten, die nach heutigem Stand der Technik unnötig sind.
Mit klaren Zielvorstellungen zur individuellen Lösung
In einem gemeinsamen Vorgespräch wurde die Problemstellung verdeutlicht, so dass fünf wesentliche Ziele erarbeitet wurden:
- Durchgängige Digitalisierung der Inspektions- und Wartungsprozesse (von der Erfassung bis zur Verarbeitung in der Instandhaltungssoftware und Generierung von Folgeaufträgen)
- Automatisierte digitale Protokollerzeugung mit einer Zusammenfassung auf festgelegte Infrastrukturbereiche
- Durchgängige Digitalisierung des Störmeldewesens
- Papierloses Abarbeiten
- Automatisches Anlegen einer Störmeldung, wenn Mangel erfasst wird, wobei die Kausalkette immer klar erkennbar sein muss (sog. „Mutter-Kind-Beziehung)
- digitales Abarbeiten der Störungen bzw. Reparaturen.
Der wesentliche Schritt für die Umsetzung sollte die Digitalisierung von knapp 30 Inspektionsprotokollen werden, die künftig mithilfe einer App auf mobilen Endgeräten bearbeitet und in die Instandhaltungssoftware FAKOS übertragen werden sollten.
In kurzer Zeit von der Entwicklung zur erfolgreichen Nutzung
In einem gemeinsam erarbeiteten Konzept wurde zunächst eine individuelle Objektstruktur von Infrastrukturobjekten zur optimalen Abarbeitung definiert. Nachdem diese klar war, wurde mit der Digitalisierung von Inspektions- und Wartungsprotokolle begonnen, bspw. für verkehrsbetriebstypische Objekte wie Masten, Ausleger, Fahrdrahtwechselfeld, Kabelbrücken, Klemmverbindung etc.
Gleichzeitig wurde ein intuitives User Interface für die App geschaffen, so dass die Nutzer aus der Instandhaltung sich problemlos und ohne großen Schulungsaufwand zurechtfinden.
Hierbei wurde besonders auf eine gute Performance der App geachtet, die für die Abarbeitung von fast 10.000 Aufträgen jährlich genutzt werden wird. Die automatisch erzeugten Protokolle können digital signiert werden, so dass den Anforderungen der Technischen Aufsichtsbehörde entsprochen wird.
Nach Fertigstellung des Prototyps wurde dieser von den Instandhaltern bei ausführlichen Feldtests auf Herz und Nieren geprüft. Nach erfolgreicher
,,Das hätten wir schon früher machen sollen.“
Das die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen zunächst mehr Arbeit schafft als abschafft, ist klar. Jedoch zahlt sich die investierte Zeit und das investierte Geld sehr schnell aus, wie das Beispiel des Verkehrsbetriebs zeigt. Dank einer strukturierten und abgestimmten Vorgehensweise konnten die Probleme klar identifiziert, Ziele definiert und die beschlossene Lösung schnell umgesetzt werden. Mit der Digitalisierung der Inspektions- und Wartungsprotokolle wurden die dortigen Abläufe bürokratisch entlastet, Risiken für Übertragungsfehler eliminiert und die Instandhaltungsprozesse insgesamt deutlich effizienter gestaltet. Die Mitarbeiter der Instandhaltung haben nun mehr Zeit sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen.
Sprechen auch Sie uns an, wenn wir Sie bei der der Konzeption und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen im Bereich des Instandhaltungsmanagements und des Facility Managements dürfen. Profitieren sie von unser fast dreißigjährigen Erfahrung in diesem Bereich.