Die bekannte Redewendung „Wer viel Mist, misst Mist“ kann im Bereich der Instandhaltung nur bedingt als guter Ratschlag angesehen werden. Insbesondere dann, wenn die zu wartenden oder inspizierenden Objekte, Maschinen oder Anlagen einen direkten Einfluss auf die Sicherheit von deren Nutzern haben. Prüf- und Messvorgänge, die mithilfe eigens angeschaffter Messgeräte oder durch externe Dienstleister durchgeführt werden, geben wichtige Aussagen über den aktuellen Zustand der untersuchten Objekte und erfüllen gleichzeitig eine wichtige Dokumentations- und Nachweisfunktion.  Umso wichtiger ist es, sicherzustellen, dass die Messwerte fehlerfrei und wenn möglich mit wenig Aufwand aus dem Messgerät selbst oder aus den Messprotokollen des externen Dienstleisters in die betrieblichen Systeme übertragen werden.

Für einen Verkehrsbetrieb stellte sich dieses Problem konkret für den Fall der Gleis- und Weichenmessung bei den betriebenen Straßenbahnlinien. Da den Fahrwegen eine entscheidende Bedeutung für den sicheren Bahnbetrieb zukommt, müssen Gleise und Weichen regelmäßig vermessen und inspiziert werden. Die dabei generierten Messwerte werden im Fall unseres Kunden als Messprotokolle im Excel-Format vom Dienstleister bereitgestellt. Aus diesen Messprotokollen ergeben sich wesentliche Aussagen darüber, wo sich Schwachstellen oder Mängel befinden. Bestimmte Fehlercodes weisen auf einen Reparaturbedarf hin und ggf. finden sich Reparaturhinweise. Diese Daten mussten bis vor Kurzem per Hand in das Instandhaltungssystem übertragen werden, was zum einen zeitraubend, zum anderen fehleranfällig ist.

Der Fahrplan für die weitere Digitalisierung dieses Prozesses war also klar. Mittels einer Importschnittstelle sollten die Daten direkt in das Instandhaltungsmanagementsystem übertragen werden. Gleichzeitig sollten mit dieser Übertragung auch automatisch Wartungs- und Inspektionsvorgänge im Instandhaltungssystem an- und abgemeldet sowie Reparaturaufträge aufgrund der ausgelesenen Fehlercodes erzeugt werden. Für die Teams, welche dann die Instandsetzungsmaßnahmen vornehmen, sollten die Daten per App an Ort und Stelle zur Verfügung stehen. Insgesamt sollte mit Eingang der Daten vom Dienstleister ein durchgängig medienbruchfreier Workflow entstehen, der einerseits den Arbeitsaufwand für die Übertragung der Messwerte, dem Anlegen der Inspektions- und Wartungstermine sowie der Auslösung von Reparaturaufträgen signifikant reduziert. Andererseits sollen Übertragungsfehler ausgeschlossen werden.

Mit diesen Anforderungen konnte mit der Umsetzung direkt begonnen werden. Die programmierte Importschnittstelle ordnet jetzt die Daten aus den Messprotokollen in der Instandhaltungssoftware FAKOS direkt den entsprechenden Streckenobjekten zu. Innerhalb des Auftragswesens entstehen durch die generierten Störmeldungen die entsprechenden Reparaturaufträge. Deren Daten können wiederum mit der FAKOS mobil App auf jedem gängigen mobilen Endgerät abgerufen und abgearbeitet werden. Somit wurde auch ein durchgängig digitalisiertes Störmeldewesen geschaffen.

Die Entwicklung von Schnittstellen gestaltet sich je nach Anwendungsfall unterschiedlich komplex. In diesem Beispiel konnte mit verhältnismäßig geringem Aufwand eine Lösung geschaffen werden, die einen großen, positiven Effekt auf den bürokratischen Aufwand von regelmäßig wiederkehrenden Inspektionen hat. Zudem wurde ein weiterer Schritt bei der Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen erfolgreich umgesetzt.