Softwaregestütztes Facility Management im Medizinsektor

Die Mitarbeiter und Entscheidungsträger im Bereich des Facility-Managements in Einrichtungen des Medizinsektor, wie Kliniken, Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen, tragen eine große Verantwortung. Der Kernprozess in jeder medizinischen Einrichtung ist die Verbesserung des Gesundheitszustands von Patienten, alle anderen Prozesse sind diesem untergeordnet. Ist dafür die medizinische Versorgung nicht zu jederzeit sichergestellt, hat dies direkte Auswirkungen auf das Wohl der Patienten. Hinzu kommt, dass häufig stattfindende bauliche Veränderungen bei Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen eine hohe Flexibilität von FM-Prozessen erfordern. Die Verantwortlichen im Bereich der Instandhaltung und des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements sehen sich mit einer enormen Betreiberverantwortung konfrontiert. Die Herausforderung besteht insofern darin, eine Effizienzsteigerung bei FM-Prozessen zu bewirken. Gleichzeitig darf diese aber nicht zu Lasten der Verfügbarkeit oder des Zustandes von Infrastruktur und Technik gehen.

Branchenspezifische CAFM Systeme zur Effizienzsteigerung im Medizinsektor

Die Marktakteure im Bereich der IT versprechen mehr Effizienz durch branchenspezifische CAFM Systeme (Computer-Aided Facility Management). Diese werden beworben, mit dem Argument die tägliche Arbeit der Facility Manager zu vereinfachen, zu strukturieren und transparenter zu gestalten. Für die Entscheidungsträger stellt sich die Frage, inwiefern die bestehenden EDV-Systeme verbesserungsfähig sind und bis zu welchen Punkt eine Digitalisierung im Bereich des Facility Managements sinnvoll ist. Über allen Überlegungen steht dabei das Ziel, Einsparpotenziale zu erschließen und gleichzeitig der Betreiberverantwortung gerecht zu werden. Nachfolgend sollen drei wesentliche Punkte aufgeführt werden, die einen erfolgreichen und zeitgemäßen Einsatz von CAFM bedingen.

Ständig aktuelle Bestandsdaten als Fundament des technischen Facility Managements

Die Basis aller durchzuführenden FM-Maßnahmen im Medizinsektor, unabhängig davon, ob sie selbst ausgeführt oder an einen externen Dienstleister delegiert wurden, bilden aktuelle CAD-Bestandsdaten über das bau- und versorgungstechnische Konzept der Gebäude und Flächen sowie die Aktualität des Anlagenmanagements. Laut Schätzungen aus dem Branchenverband nutzen bereits mehr als 80% der Krankenhäuser CAFM oder CAFM-ähnliche Anwendungen zur IT-gestützten Abbildung von FM-relevanten Daten. Jedoch ist nur die reichliche Hälfte der Anwender zufrieden mit den vorhandenen Systemen. Von ausschlaggebender Bedeutung ist häufig, wie einfach eine kontinuierlicher Aktualisierungsprozess über die Software realisierbar ist. Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen sind häufig mit Neu, An-, Um- oder Rückbaumaßnahmen konfrontiert. Trotzdem rechtfertigt die Häufigkeit der baulichen Maßnahmen oftmals nicht, für die CAD-Bestandspflege eigenes Personal vorzuhalten. Bietet der Softwarelieferant die stetige Aktualisierung des CAD-Bestandes nicht explizit mit an, besteht die Gefahr das diese erst zeitlich versetzt oder im schlimmsten Fall gar nicht stattfindet. In jedem Fall steht für eine gewisse Zeit dem Facility Manager kein aktueller Datenbestand zur Verfügung, was Mehraufwand nach sich zieht und Fehlentscheidungen begünstigt. Entscheidend bei der Wahl eines CAFM-Systems ist somit die Möglichkeit der ständigen Datenaktualisierung. Idealerweise geschieht dies durch den Lieferanten selbst, da somit Personalkosten eingespart und Verantwortung delegiert werden kann.

Funktionsumfang eines Instandhaltungsmanagementsystems für den Medizinsektor

Eine zweites wichtiges Merkmal einer CAFM Software sollte der Verfügbarkeit von Funktionen aus dem Instandhaltungsmanagement sein. Diese sollten sowohl auf die in den Gebäuden enthaltenen überwachungspflichtigen Inventare, als auch auf die Gebäude und Infrastrukturanlagen selbst anwendbar sein. Auf Basis eines aktuellen Raumbuchs sollte das Anlagevermögen einer Einrichtung exakt verortet werden können. Durch eine strukturierte Anlage und Verwaltung aller Objekte mit Fristen, Terminen, Dokumenten, technischen Daten und der vorhandenen Servicehistorie, stehen alle wichtigen Informationen gebündelt zur Verfügung. Darauf aufbauend können die anstehenden Instandhaltungsmaßnahmen abgeleitet werden. Vorteilhaft ist die Möglichkeit, eine anwenderspezifische Anlagenstruktur für die Kategorisierung der Inventare zugrunde legen zu können, um die individuelle Situation des Anwenders abzubilden. Die Daten aus der Instandhaltungssoftware bieten auch eine fundierte Grundlage für eine Entscheidung über die Auslagerung oder Selbstvornahme von Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben. Vorzugsweise existiert ein integriertes Kostenmanagement, mit dem eine stetige Kostenkontrolle erfolgen und somit den ständig steigenden Betriebskosten aktiv entgegengewirkt werden kann. Auf Basis dieser Informationen können auch Instandhaltungsstrategien überarbeitet und bedarfsgerechter gesteuert werden.

Da Facility Manager viel in den Betreuten Objekten unterwegs sind, sollte darauf geachtet werden, dass wesentliche Funktionen der CAFM Software über eine mobile App bearbeitet werden können. Das Arbeiten mit Mobile Devices wie Smartphones oder Tablets bietet höchste Flexibilität für den Anwender u.a. für ein Energiemanagement zur Zählerstandserfassung, der mobilen Reparaturbedarfserfassung, der Kontrolle von Instandhaltungsleistungen oder zur mobilen Abfrage von Objektinformation.

Maximale Unabhängigkeit durch Cloudlösungen

Der dritte Punkt bezieht sich nicht auf den Funktionsumfang einer FM Software, sondern auf die Verfügbarkeit und Abrufbarkeit der Daten. Die Leistungsfähigkeit mobiler Endgeräte und die Verfügbarkeit von High-Speed-Internet ermöglicht es ortsunabhängig zu arbeiten. Besonders im Bereich des Facility Managements möchte man auf Daten mobil zugreifen können. Doch längst nicht alle Anbieter bieten die Möglichkeit ihre Software ohne lokale Installation aufzurufen. Der Vorteil eines cloudbasierten Systems liegt aber nicht nur in der mobilen Datenverfügbarkeit, sondern insbesondere in der Möglichkeit das System unabhängig von der bestehenden IT-Infrastruktur und -hardware zu betreiben.

Wurde die CAFM als web-App realisiert benötigt man lediglich einen Internetzugang um im System arbeiten zu können. Lokale Installationen entfallen, ebenso wie die Anschaffung und der Betrieb von eventuell benötigter Hardware. Die redundante Datensicherung wird von den Anbietern in der Regel mit angeboten. Da im CAFM Bereich normalerweise keine personenbezogenen Daten anfallen, ist eine Auslagerung auch aus DSGVO-Sicht unproblematisch.

Mit FAKOS_M die wichtigsten CAFM-Funktionen in einem System

Der Einsatz einer CAFM Software kann eine enorme Erleichterung bei der täglichen Arbeit von verantwortlichen Personen im Bereich des Facility Managements von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen darstellen. Bei der Auswahl eines geeigneten Systems sollte jedoch genau geprüft werden, ob die für den eigenen Betrieb entscheidenden Funktionen vorhanden sind.

Mit FAKOS_M bieten wir Ihnen nicht nur ein leistungsstarkes CAFM System für den Medizinsektor, welches mit einem integrierten Instandhaltungsmanagement alle relevanten Aufgabenbereiche abdeckt und mobil verfügbar ist. Wir bieten Ihnen ebenfalls unsere fast 30-jährige CAD Kompetenz zur Bestandsdatenpflege bei Veränderungen der baulichen oder versorgungstechnischen Struktur, unabhängig davon in welchem Format die Ausgangsdaten vorliegen an.

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Die Vorteile von FAKOS_M für den Medizinsektor im Überblick

1. Vorhandene CAD-Bestandsunterlagen sind die Basis einer CAFM Software. Sie sind aber nur solange nützlich, solange sie den aktuellen Bestand dokumentieren. Wir bieten Ihnen unsere komplexe Leistung aus Software und unserer fast 30-jährigen CAD Kompetenz zur Bestandsdatenpflege an.

2. Unser Krankenhausmanagementsystem besteht aus eigenständig nutzbaren Komponenten CAFM und einem Instandhaltungsmanagement zur Steuerung der internen und externen Instandhaltungsleistungen. Über ein integrierbares Kostenmanagement sind objektkonkret Kostenentwicklungen erkenn- und damit beeinflussbar.

3. Arbeiten Sie flexibel, mobil und medienbruchfrei mit der FAKOS_M-App. Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten reichen von der Anzeige von Objektinformationen mit Servicehistorie, über mobile Störungsmeldungen und deren Reparaturverfolgung, bis zum Energiemanagement mit Zählerstandserfassung.

4. Die höchste Form des flexiblen und ortsungebundenen Arbeitens ist eine CLOUD Lösung, die wir Ihnen optional auch auf unserer Serverarchitektur anbieten. In diesem Fall benötigen Sie nur einen Internetzugang auf einem Mobilgerät und/oder an einer beliebigen stationären Hardware. Sie entlasten Ihre EDV, denn wir machen alles im Hintergrund. Sie verfügen ständig über Ihre Daten und können diese lokal übernehmen, wir kümmern uns um Aktualisierung und Datensicherheit.

Vorteile des cloudbasierten Systems:

• • Verfügbarkeit – Daten, Informationen zu den Anlagen sowie CAD-Informationen und -Zeichnungen sind überall verfügbar, wo Internet zur Verfügung steht
• • Revisionssicherheit – Die Aktualität der CAD-Dokumentation wird durch eine transparente Datenpflege immer auf dem neusten Stand gehalten, ohne dass Datenimporte durch Ihre EDV abgestimmt und betreut werden müssen.
• • Dokumentation – einfache Anbindung und Pflege weiterer Dokumente (E-Schaltplan, spezifische Dinge, Prüfprotokolle)
• • Datensicherheit – durch verschlüsselte Übertragungstechnologie, Server-Backup-System
• • Abrufbarkeit – Datenbankstand jederzeit per Mausklick lokal herunterladbar für User mit den entsprechenden Berechtigungen
• • DSGVO-Konformität – keine Übertragung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO, sondern ausschließlich für die Instandhaltung relevante Informationen